1.录取委员会
海外院校每个院系都有自己的录取委员会，他们主要负责决定是否录取申请者。即使材料开始是寄到研究生院，也会很快地转到所申请的院系。一般研究生院的录取委员会主要由教授组成，这就是为什么联系某些教授有时会有非常大的作用，因为很有可能这些教授就掌握着录取的大权。还有某些研究生院采取投票制度，即所有评委一起投票，差额选举，决定最终的申请人。
2.院系秘书
学院都有一个（至少一个）重要的行政调度者，他（她）通晓申请过程中的绝大多数细节，并能够积极地回答问题，帮助申请者解决问题。他（她）通常被称为秘书，或者是协调员，他（她）甚至可以对申请策略提出建议，并帮助申请者评估竞争力。记住，这个（些）人并没有最后的决定权，但是他（她）却对录取委员会成员有着很大的影响力。
如果申请者对申请程序有任何问题或者疑问，可以发信或者打电话联系这个（些）人，而不是直接联系系主任之类的重量级人物。一定要非常礼貌、客气，因为这个（类）人通常掌握着大量有效的资源信息。
3.截止日期
各学校的申请截止日期不同，时间一般从⒓月跨越至次年2月。建议大家将这样的重要信息都统计起来，随时检索，先联系截止日期比较早的学校。
4.申请费
大多数学校对申请费的要求是非常严格的，但也不排除一些对申请费采取灵活缴费方式的学校。建议将所有学校的申请费及要求列表统计，便于自己统一到银行办理汇票或是网上支付。
5.考试分数
一般所需要提交的标准化考试包含IELTS/TOEFL、GRE、GRE SUB（部分学校和学科要求、部分学校和学科强烈建议）。值得一提的是，这些考试成绩很重要，但不是决定性的，国外院校最看重的是申请人的学术能力。通常，标准化考试只是起到一个敲门砖的作用。国外院校录取学生是一个综合评审的结果，因此，即使一个方面有欠缺，也可以通过其他方面的优势来弥补。
6.推荐信
推荐信从字面上不难理解，就是找到了解你的人（通常是教授等与学术方面相关的人）来推荐自己。推荐信是使校方能从客观了解申请者的学术能力、背景以及各方面的途径，因此经常会起到很大的作用，特别是你所申请学科领域中的专家级人物的推荐信。写推荐信要避免空泛的评论，尽量多写些具体的事例和内容。推荐人（通常是3个）也要根据不同角度仔细挑选，以体现自己全面发展的优势。
7.个人陈述
个人陈述是自我推荐的重要一环，一定要注意两点：一是扬长避短，努力把自己最优秀的方面展示出来；二是推荐信的内容实质要远远重于文采，如果申请者不能正确地认识到这一点，将会浪费许多时间和精力。
8.面试
有些学校和院系会要求面试申请者，通常分为电话和面谈两种。主要是教授考察一下申请者的材料是否属实，口语、专业知识以及沟通交流等方面是否符合要求。
9.未成文的申请
申请人与教授之间的书信来往以及相互之间的印象都是录取的因素之一，所以，申请的很大一部分并非都是书面的。
